PR：当サイトにはアフィリエイト広告が含まれます。
退去予定の連絡は来たけれど、まだ入居中で部屋を見せられない。次の募集を進めたい大家さんは、現在提供できる情報、退去後でないと確認できない情報、次に連絡する日を分けて準備しましょう。
ここでは、管理会社と募集準備を進めるための確認表と依頼文を紹介します。退去前に内見を無理に実施したり、未確認の室内状態を確約したりするための手順ではありません。現在の入居者への対応は管理会社を窓口に相談します。
1．退去予定日・内見開始日・入居可能時期を分ける
退去予定日だけが分かっていても、その翌日から案内や入居ができるとは限りません。鍵の受領、室内確認、清掃・補修の予定を管理会社に確認します。まだ決められない日は「調整中」とし、いつ見通しを更新するかを残してください。
| 項目 | 確認すること | 未確定の場合 |
|---|---|---|
| 退去予定 | 管理会社が把握している予定日 | 次の確認日を決める |
| 室内の確認 | 鍵の受領と現地確認の段取り | 担当者と連絡方法を整理 |
| 清掃・補修 | 現時点の予定と、退去後に判断する作業 | 未確認の工事を確約しない |
| 内見開始 | 案内できる状態になる見込み | 見込みと確定を区別 |
| 入居可能時期 | 工事や手続きを踏まえた見通し | 希望日に対応できるか個別確認 |
例として、退去は月末予定でも、補修内容を退去後に決めるなら、入居可能日まで確定したことにはなりません。問い合わせを受ける担当者にも同じ情報を渡し、広告と口頭の説明が食い違わないようにします。
2．過去の室内写真は、撮影時点と現在との差を整理する
前回募集の写真が残っていれば、どの部屋をいつ撮影したものかを確認します。その後に設備を交換した、床材が変わったなど、把握している変更点を一覧にしてください。今の室内を確認していない部分は、写真だけで現状を説明しないことが大切です。
- 対象住戸の写真か、別住戸の参考写真か
- 撮影時期と、以後の設備・内装の変更履歴
- 退去後に交換を検討するものと、交換が決定したもの
- 今回の広告への掲載可否と必要な説明
- 退去後の撮り直し担当者と更新予定
別住戸の写真は、間取りが似ていても眺望・階数・向き・設備が違うことがあります。対象住戸の写真のように見せず、使用できるかと表示方法を広告担当者に確認してください。写真がない箇所を生成画像で補って実際の室内として掲載することも避けます。
不動産広告の写真等の表示にはルールがあります。具体的な掲載方法は管理会社・広告担当者に確認してください。参考：不動産公正取引協議会連合会「不動産の表示に関する公正競争規約・施行規則」。写真の準備手順は賃貸募集写真の見直し記事でも整理しています。
3．内見までに案内できる資料をそろえる
室内を見られない間も、管理会社が確認済みの間取り図、募集条件、設備情報、外観や共用部の写真などを整理できます。ただし、資料がそろったことと、入居希望者が室内を確認したことは別です。見られない項目は見られないまま伝えます。
| 資料 | 先に確認する内容 | 後で更新する内容 |
|---|---|---|
| 間取り図 | 対象住戸との対応、把握している変更 | 現地で判明した相違 |
| 設備一覧 | 記録上の設備と交換履歴 | 現地確認後の状態・工事内容 |
| 室内写真 | 住戸、時期、現状との相違 | 退去・整備後の写真 |
| 案内日程 | 現在の見込み、未確定事項 | 内見可能日の確定連絡 |
外観や周辺の案内を行う場合も、入居中の住戸内を見られると誤解されないようにします。オンラインでの説明ができても、入室できない部屋の現在の状態まで映せるわけではありません。
4．管理会社に送る募集準備の依頼文
件名：【退去予定住戸の募集準備】［物件名・部屋番号］
［担当者名］様
退去予定の住戸について、内見開始までの準備を整理したいため、以下をご確認ください。
- 退去予定日と、鍵の受領・室内確認の段取り
- 内見開始・入居可能時期の見込みと未確定事項
- 使用できる間取り図・写真・設備情報と必要な注記
- 退去後の工事判断、写真撮影、広告更新の担当と予定
- 問い合わせがあった場合の案内内容と、次回の連絡時期
未確認の室内状態や工事内容は確約せず、現時点で分かっていることと確認待ちを分けて共有いただけますと助かります。［希望日］までに、ご回答または確認予定日をお知らせください。
5．問い合わせへの説明は「次に分かる日」まで伝える
「まだ見られません」だけでは、入居希望者が次の予定を立てにくくなります。内見開始の見込みがあるのか、退去後に日程を確定するのかを説明し、連絡を希望する人への案内方法を管理会社と決めます。以下は担当者と調整するための案内例です。
現在は入居中のため、対象住戸の室内はご案内できません。退去は［時期］の予定ですが、内見開始日は［確認待ちの内容］を確認してからご案内します。掲載資料の［写真等］は［撮影時期・対象］の情報です。［次の確認予定日］に日程の見通しをご連絡することは可能でしょうか。
約束できない日は入れず、連絡方法や希望を確認して使います。申込みや契約を先に進めるかは、この案内とは別の確認事項です。名称だけで手続きの効力を判断せず、条件や費用、確認できない点の扱いを仲介会社から説明してもらいます。
6．退去後は、予定と実際の差を更新する
退去後に室内を確認したら、工事内容、写真、内見開始日、入居可能時期を更新します。広告を変更するだけでなく、以前問い合わせた人へ伝えていた見込みとの違いも担当者に共有してください。
掲載先ごとの反映確認は募集情報が古いまま直らないときの確認表を使えます。問い合わせの経過を追う場合は募集状況の記録表へ進んでください。
よくある質問
退去予定日が分かれば内見日を確約できますか？
室内確認や工事などの段取りを踏まえて管理会社と決めます。予定日だけを根拠に確約せず、見込みと確定を分けて案内します。
前の募集写真をそのまま使えますか？
対象住戸、撮影時期、現在との差を確認し、掲載可否と説明方法を広告担当者に相談します。昔の写真を現在の状態として説明しないようにしてください。
編集：正直、大家の相談室。編集部／運営：株式会社ONE
確認表と文例は編集部が作成したひな形です。個別の契約・募集状況に合わせて調整してください。
コメント