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管理会社変更時の鍵の引継ぎは、本数を数えて終わりにせず、「どこを開ける鍵か・誰が保管するか・いつ受け取ったか・未返却があるか」まで記録しましょう。旧管理会社、新管理会社、大家の役割を決め、管理開始日に必要な鍵が使える状態になっているか確認します。
ここでは大家が賃貸管理を委託する会社の変更を扱います。マンション管理組合が建物全体の管理会社を変更する話とは異なります。解約や新会社との契約を含む全体の流れは、賃貸管理会社変更の手順をご覧ください。
1．管理契約と現在の鍵の管理状況を確認する
大家が所有する物件でも、現在の管理会社がすべての住戸の鍵を預かっているとは限りません。まず管理委託契約書、鍵預り証、保管台帳などを確認し、実際に預けた対象と本数を整理します。台帳がない場合は、確認できる現物から一覧を作ってもらいましょう。
国土交通省は管理受託契約に関する説明や標準契約書を公開しています。管理を依頼している範囲の確認資料になりますが、手元の契約内容と同一とは限りません。参考：国土交通省「管理業者の業務」
入居者が使っている鍵を、会社変更だけを理由に一律に回収する話ではありません。管理会社が保管する鍵、業者に貸し出した鍵、入居者に交付した鍵を区別して整理します。
2．住戸・共用部・貸出中を分けて棚卸しする
| 対象 | 確認すること | 未確認なら残す記録 |
|---|---|---|
| 空室の鍵 | 対象住戸、現物の本数、貸出状況、案内に使えるか | 所在、回収担当、内見予定への影響 |
| 入居中住戸の預り鍵 | 預かりの有無、根拠となる書類、保管責任者 | 預かっていない住戸、所在不明の対象 |
| 共用部・設備用 | 対象扉・設備、管理権限、保守業者の保管分 | 確認先、利用に必要な立会いや手続き |
| 工事・仲介業者への貸出分 | 貸出先、貸出日、返却予定と回収完了 | 未返却の本数、担当者、対応予定日 |
| 電子錠等 | 管理担当の切替え方法、契約・端末・権限の扱い | 提供事業者への確認事項と切替え予定 |
鍵の現物だけが渡されても、対象の部屋や用途が不明なら確認が必要です。反対に、台帳に本数があっても現物がなければ受領済みにせず、差異として残します。
電子錠やサービスの管理権限は、提供事業者の手順に沿って切り替えます。旧担当者の個人アカウントをそのまま共用することや、秘密情報を一般の連絡資料に混ぜることは避けてください。
3．管理開始日から逆算して受渡し日を決める
旧会社の業務終了日、新会社の開始日、鍵の受渡し日、受領確認日を並べます。管理の空白が生じないよう、移行期間中の内見や修繕対応を誰が担当するかも確認しましょう。
- 旧会社が一覧と未返却分を整理する
- 新会社が必要な対象と受取方法を確認する
- 大家を含め、受渡し担当者と予定日を合意する
- 引渡し時に現物と一覧を照合する
- 差異と確認予定日を残し、後日解消した分も記録する
やむを得ず配送する場合は、受取人や到着確認を含む方法を当事者間で決めます。住所・部屋番号・暗証情報などを誰でも見られる形でまとめないよう、保管と共有の範囲も確認してください。
4．鍵の受渡し記録に入れる項目
以下は編集部作成の記録項目で、法定様式ではありません。会社所定の受領書がある場合も、記録が不足していないかの確認に使えます。
鍵の受渡し記録
- 物件・対象範囲：［物件名／対象住戸・設備］
- 引渡し日時・方法：［日時／対面等］
- 引渡し側・受領側：［会社名／担当者］
- 鍵の管理番号・用途：［社内管理番号等］
- 一覧上の本数／受領した本数：［本数］
- 貸出中・未返却・不明の内容：［対象と状況］
- 必要な動作確認の実施状況：［確認済み／未確認］
- 残件の担当者と予定日：［担当／日付］
- 最終確認：［確認日／確認者］
共用部の鍵が住戸の鍵と同じとは限りません。現物の照合に加えて、管理上必要な動作確認を権限のある担当者に依頼します。入居中の室内へ、引継ぎの確認を理由に無断で立ち入ることはしないでください。
5．旧管理会社へ送る引継ぎ依頼文
件名：【鍵の引継ぎ確認】［物件名］／管理切替え日［日付］
［担当者名］様
所有者の［氏名］です。管理会社変更に伴い、保管中の鍵について引継ぎ準備をお願いします。
［希望日］までに、対象住戸・共用部等の一覧、保管本数、貸出中の有無、回収予定をご共有ください。入居者へ交付済みの鍵と、御社保管分は分けて確認したいと考えています。
受渡し先は［新会社・担当者］、管理開始日は［日付］です。受渡し方法・日程は双方で確認のうえ、大家にも共有をお願いします。受領時に一覧との照合を行い、未返却や不明な対象があれば、担当者と解消予定日を記録してください。
電子錠など、現物の受渡し以外に必要な手続きがある場合もお知らせください。秘密情報の送付方法は別途確認させてください。
6．本数が合わない・返却されない場合
まず、当初の預け入れ記録と、途中の複製・交換・貸出・返却の記録を照合します。誰かの紛失と決めつけず、どの対象の何本が確認できないのかを具体化してください。
旧会社に確認担当と回答予定日を求め、新会社には管理開始後の業務への影響を確認します。鍵交換などが必要かは、所在、利用状況、契約、安全面を踏まえて関係者と専門業者へ相談してください。費用負担は事実関係と契約を確認し、この記事だけで旧会社や入居者の負担と断定しないようにします。
未解決のものは受領済みとまとめず、受け取った鍵と残件を分けて書面に残します。報告が止まる場合は、管理会社から連絡が遅いときの依頼文も使えます。
よくある疑問
会社変更のたびに全室の鍵交換が必要？
会社が変わるという事実だけで一律には判断できません。所在不明や管理上の懸念の有無を整理し、交換の必要性、入居者対応、費用負担を確認します。
大家が間に入ってすべて受け取るべき？
大家経由にするか会社間で受け渡すかは、契約と当事者の合意に合わせて決めます。どちらでも受領記録と残件の共有が必要です。
遠方で立ち会えない場合は？
権限のある受渡し担当者を決め、一覧との照合結果を報告してもらいます。鍵の詳細が写る写真を広く共有する方法ではなく、管理番号・本数・受領者・日時の記録で確認できるよう相談しましょう。
鍵以外の引継ぎも一緒に確認する
家賃の入金情報、敷金等の預り金、契約書、修繕履歴、進行中の案件も管理切替えに関わります。管理会社変更の全体チェックリストで確認漏れを点検してください。
まだ新しい管理方法を比較している段階なら、クロスハウスの借上げ・管理条件の確認記事（PR）へ。管理委託と借上げでは契約内容が異なるため、現在の契約を終了させる前に条件を比較します。
編集：正直、大家の相談室。編集部／運営：株式会社ONE
表と文例は編集部が作成した確認用のひな形です。個別の契約・管理状況に合わせて調整してください。
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