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共用部の清掃費を払っているのに報告が届かない。現地へ行くとごみが落ちていて、本当に清掃しているのか気になる。そんなときは、清掃を実施したか、報告が届いていないだけか、作業後に汚れたのかを分けて確認しましょう。
この記事では、大家さんが管理会社に依頼するための清掃確認表とメール文を用意しました。清掃の頻度・範囲・報告方法は、まず契約書や業務仕様書と照合します。以下の表は編集部の実務用ひな形で、すべての管理会社に同じ形式の報告を求められるという意味ではありません。
1．清掃の契約範囲と報告先を確かめる
管理料の中に清掃が含まれているのか、別契約なのかを確認します。管理会社が手配していても、日常清掃と定期的な機械洗浄などで担当や作業内容が分かれている場合があります。契約にない作業を「やっていない」と判断しないよう、範囲をそろえましょう。
- 対象の建物と共用部分、対象外の場所
- 予定している回数・日程と、雨天などで変更する場合の扱い
- 掃き掃除・拭き掃除・ごみ回収などの作業内容
- 報告の頻度、送信先、管理画面などの確認場所
- 清掃の確認窓口と、追加作業を依頼する窓口
報告先が以前のメールアドレスのまま、管理画面には掲載されている、といった行き違いも先に確認します。清掃の実施記録と、大家さんへの送付記録は別々に聞くと整理しやすくなります。
2．「報告なし」を4つの状態に分ける
| 分かったこと | 次に確認する内容 | 記録すること |
|---|---|---|
| 作業記録はあるが未送付 | 送付先・報告方法と再送予定 | 対象日、送付予定日 |
| 予定日から変更されている | 変更理由と次の実施予定 | 元の日程、新しい日程 |
| 実施したか確認できない | 担当者の作業記録を確認できる日 | 確認担当者、回答期限 |
| 実施記録はあるが汚れが残る | 対象範囲、作業内容、汚れを見た時点 | 場所、確認日時、写真 |
たとえば「月曜に清掃、木曜にごみを発見」なら、木曜の写真だけで月曜に作業していないとは判断できません。一方で、対象場所の汚れが繰り返し残るなら、作業範囲や方法を具体的に確認する材料になります。
分からない項目は未確認のまま残し、「未実施」と書き換えないことが大切です。回答が遅い場合は、管理会社から連絡が遅いときの対応記録と相談文も使えます。
3．写真は枚数より「場所・日付・作業内容」をそろえる
全景が1枚届いても、どの場所を清掃したか分からなければ確認しにくいものです。毎回すべてを大量に撮影してもらうより、契約範囲から確認したい場所を選び、写真と作業記録を対応させる方法を相談します。
| 記録項目 | 記入例・確認方法 |
|---|---|
| 実施日と対象場所 | 〇月〇日／1階エントランス、階段、共用廊下 |
| 実施した作業 | 契約上の作業項目ごとに実施・未実施を記録 |
| 写真の説明 | 場所名と、清掃前・清掃後の区別 |
| 作業できなかった箇所 | 場所、理由、次回対応または相談事項 |
| 清掃で解消しない事項 | 破損や設備不具合などを別項目にする |
| 次回の予定 | 次回日程、追加確認の担当者 |
同じ場所を比較する場合は、撮影位置や向きをなるべくそろえると変化が分かります。写真には入居者の顔、郵便物の宛名、住戸内など不要な情報を写さないよう相談してください。受け取った写真を募集広告やSNSに転用することも、清掃確認とは別に判断します。
4．管理会社に送る清掃報告の確認依頼文
件名：【共用部清掃の実施・報告確認】［物件名］
［担当者名］様
［対象期間］の共用部清掃について、手元で報告を確認できていないため、以下をご教示ください。
- 当該期間の実施日、対象場所、作業内容
- 日程変更や未実施の作業がある場合、その理由と対応予定
- 既存の作業記録・写真報告の有無と確認方法
- 今後の報告頻度、送付先、担当窓口
［確認日］に［具体的な場所と状態］を確認しています。確認時の写真を添付しますので、契約上の清掃範囲に含まれるかもご確認ください。写真報告を新たにお願いする場合は、対応可能な項目と追加費用の有無を先に相談したいと考えています。
［希望日］までに、ご回答または確認完了の見込みをご連絡ください。よろしくお願いいたします。
既にある記録の確認と、新しい報告サービスの依頼を分けた文面です。写真を添付しない場合は該当文を削除し、対象期間と場所を具体的に記入してください。
5．汚れが繰り返されるときは、作業と発生原因を分ける
清掃直後にも残る汚れなのか、次の作業までに増える汚れなのかで相談内容が変わります。特定の場所に落ち葉が集まる、ごみ置場の利用後に散乱するなど、発見日時と場所を記録して管理会社へ伝えます。記録なしに特定の入居者の責任と決めつけないようにしましょう。
作業頻度を増やす提案が出たら、追加する場所・作業・回数・費用と、見直す時期を確認します。破損や排水の不具合などは、清掃を増やすだけで解決するとは限りません。管理会社に点検が必要かを確認し、修繕の相談と分けて整理してください。
6．報告方法を決めた後も、次回分で確認する
一度メールを送って終わりにせず、合意した次の報告が届いたか確認します。「対象期間」「実施状況」「残っている問題」「次の対応」が追えるなら、独自の書式にこだわらず既存の報告書を活用できます。改善しない場合は記録をまとめて責任者へ相談します。
国土交通省の賃貸住宅管理業法ポータルでは、管理業務の実施状況等の定期報告について説明されています。ただし、この記事の清掃写真表を毎回提出する義務があると説明しているものではありません。制度の説明と、契約に基づく日々の清掃報告を区別して確認しましょう。参考：国土交通省「賃貸住宅管理業法の制度解説」。
よくある質問
写真がなければ清掃していないことになりますか？
写真の有無だけでは判断できません。実施日、担当者の作業記録、報告方法を確認します。今後写真を残す場合は、範囲や費用も相談します。
毎日清掃してもらうべきですか？
建物の状況と契約によって異なります。この記事では一律の回数を決めていません。汚れの発生状況と現在の作業内容を整理してから、必要な変更を相談してください。
遠方で現地へ行けない場合は？
場所が分かる写真と未対応事項を、同じ形式で継続して報告してもらう方法を相談します。遠方の大家が管理会社に頼む報告の整理も参考にしてください。
編集：正直、大家の相談室。編集部／運営：株式会社ONE
表と文例は編集部が作成した確認用のひな形です。個別の契約・管理状況に合わせて調整してください。
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